15 điều cần chuẩn bị cho 15 phút thuyết trình

Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông **o khách hàng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa. Thuyết trình – trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng nào cho công việc này? Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn – người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy… Vậy bạn sẽ làm thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó?

15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng: Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả: Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục: Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng: Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung…”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.

5. Điều chỉnh giọng nói: Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.

6. Minh họa: Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.

7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình: Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào… Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint: Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!

9. Luyện tập trước: Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.

10. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả? Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.

11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi: Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng…”

12. Biết từ chối khéo léo: Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào…”

13. “Đợi hồi sau sẽ rõ”: Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa…”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.

14. Ngôn ngữ hình thể: Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.

15. Nhận thức về vai trò của bạn: Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!

Giao tiếp hiệu quả nhờ kỹ năng diễn đạt, truyền thông

Khi trao đổi thông tin với ai đó để đạt được mục đích giao tiếp là bạn đang trải qua quá trình truyền thông. Tuy nhiên, làm thế nào để thông điệp bạn muốn gửi cho người nhận đến “đích” và đạt hiệu quả cao, bạn phải hiểu được quy trình truyền thông và rèn luyện kỹ năng diễn đạt.

Để thông điệp không bị ngắt quãng

Theo tiến sỹ tâm lý Huỳnh Văn Sơn, khi yêu cầu một số sinh viên giới thiệu về bản thân mình một cách đầy đủ và ấn tượng trong thời gian có hạn, nhiều bạn trẻ đã tỏ khá lúng túng. Họ không biết phải diễn đạt như thế nào để người khác có thể nắm thông tin họ vừa nói một cách nhanh chóng và chính xác, thậm chí khá nhiều thông tin đã bị sai lệch khi đến được với người nghe. “Một lời truyền thông tốt phải thật sự to, rõ, cụ thể, chi tiết và có cảm xúc. Khi diễn đạt thông tin, người phát hãy trình bày suy nghĩ cảm xúc và ý tưởng của mình một cách thân thiện, cởi mở và tâm huyết. Chính ngôn ngữ bằng lời sẽ gây những hiệu ứng đặt biệt khi truyền thông.”, tiến sỹ Huỳnh Văn Sơn cho biết.

Thông tin được chuyển từ người phát đến người nhận bằng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ (ánh mắt, cử chỉ, cảm xúc…). Khi có yếu tố phản hồi tích cực từ người nhận như các câu nói “ồ thế hả”, “hay quá”… thì chứng tỏ quá trình truyền thông đã có kết quả. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình này cũng diễn ra suôn sẻ bởi sự tác động của nhiều yếu tố bên ngoài có thể khiến cho thông tin bị “nhiễu”. Môi trường ồn ào, ký mã và giải mã không rõ ràng, kênh truyền thông bị ách tắc, phương tiện hỗ trợ truyền thông không hiệu quả, người trong cuộc thiếu tập trung chú ý và nhận định vội vàng…, tất cả những yếu tố này sẽ làm giảm chất lượng truyền thông, thậm chí dẫn đến những hiểu nhầm tai hại.

Những thông điệp không rõ ràng kiểu như: “Sáng mai tới điểm hẹn nhé!” sẽ khiến cho người tiếp nhận phải mất thời gian xử lý thông tin: Sáng mai là mấy giờ? Điểm hẹn là ở đâu? Đến điểm hẹn để làm gì?… Bởi vậy, quá trình truyền thông tốt, thì thông điệp chuyển tải phải đáp ứng được các câu hỏi: Who (Ai), Why (Tại sao), What (Cái gì), How (Như thế nào), Where (Ở đâu), When (Khi nào). Bên cạnh đó, người tiếp nhận thông tin cũng phải có khả năng giải mã, phán đoán những thông điệp họ vừa nhận, giúp quá trình truyền thông diễn ra nhanh và chính xác hơn.

Rèn luyện để có kỹ năng truyền thông tốt

Theo tiến sỹ Huỳnh Văn Sơn, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm 55% , giọng nói chiếm 30% và nội dung nói chỉ chiếm 15% giá trị tác động trong truyền thông. Điều này chứng tỏ, kỹ năng diễn đạt, trong đó việc rèn luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ… khi thể hiện thông điệp rất quan trọng. Ngoài việc sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu với giọng nói rõ ràng, mạch lạc bạn nên dùng những cụm từ như “tôi nghĩ”, “tôi tin rằng”, “theo quan điểm của tôi thì” để chứng tỏ bạn luôn có trách nhiệm với suy nghĩ của mình. Khi ở vị trí là người tiếp nhận thông tin, bạn nên đặt những câu hỏi khi chưa chắc chắn bạn hiểu được điều người khác nói, cũng có thể đặt những câu hỏi mang tính giao lưu hoặc tăng cảm xúc cho người nói để cuộc giao tiếp trở nên cởi mở, hiệu quả.

Bên cạnh đó, để quá trình giao tiếp có hiệu ứng tốt, bạn phải nắm được mục đích truyền thông, hiểu được tâm lý của đối tượng truyền thông để có cách nói thích hợp. Bạn cũng nên chuẩn bị những luận cứ, luận chứng thuyết phục trong khi diễn đạt, biết nhấn mạnh thông tin cần thiết và chú ý đến thái độ lắng nghe của đối phương để có thể duy trì thông tin hai chiều trong giao tiếp.

Tuy nhiên, trong truyền thông, khả năng sai lệch luôn xảy ra, theo thống kê, 80% thông tin rơi rớt hay sai lệch qua 5 cấp, một số thông tin bị bóp méo hoặc lược bớt vô tình qua cấp trung gian. Vì vậy, bạn nên tạo những cơ hội nói chuyện trực tiếp với người bạn muốn gửi thông điệp, kể cả cấp trên của bạn.

Ngày nay, nhiều người thường gửi tin nhắn qua điện thoại hoặc email, nhưng lại không kiểm tra xem liệu chúng có đến được với người nhận hay không, có nhiều trường hợp cả hai phía cùng hỏng việc chỉ vì quá tin tưởng vào kênh truyền thông này. Do vậy, tốt hơn hết, bạn phải chủ động kiểm tra bằng một cuộc điện thoại để biết chắc người tiếp nhận đã nhận được thông điệp hay chưa và cũng chứng tỏ bạn có cách ứng xử lịch sự, đạt hiệu quả cao trong giao tiếp.

Hà An
Báo Người Lao Động

15 lời khuyên cho một buổi thuyết trình

15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng: Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả: Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục: Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng: Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung…”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.

5. Điều chỉnh giọng nói: Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.

6. Minh họa: Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.

7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình: Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào… Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint: Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!

9. Luyện tập trước: Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.

10. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả? Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.

11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi: Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng…”

12. Biết từ chối khéo léo: Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào…”

13. “Đợi hồi sau sẽ rõ”: Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa…”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.

14. Ngôn ngữ hình thể: Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.

15. Nhận thức về vai trò của bạn: Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!

Theo The INC

Sáu chiêu thức để có buổi thuyết trình thành công

Đã bao giờ bạn nghĩ đến việc tự tổ chức một buổi seminar chưa? Đó là phương pháp tuyệt vời để xác định vị trí của bạn với tư cách là một chuyên gia trong lĩnh vực của bạn hoặc giới thiệu loại sản phẩm/dịch vụ mới cho các khách hàng tiềm năng, đồng thời bạn được gặp và xây dựng các mối quan hệ tích cực với những thành viên trong đám thính giả của bạn. bà Kim T. Gordon, một trong những chuyên gia hàng đầu về thành công doanh nghiệp đưa ra để giúp bạn dễ dàng khởi đầu tốt đẹp công việc này.

1. Nói chuyện với nhóm thính giả thích hợp.

Hãy cẩn thận xác định các nhóm trong vùng thích hợp với miêu tả hồ sơ về nhóm thính giả đích của bạn. Những nhóm thường có buổi họp trong bữa trưa sẽ là những thính giả tuyệt vời vì họ cần một danh sách liên tục mở rộng gồm những người nói chuyện có thể cung cấp thông tin hữu ích cho người nghe với chi phí của một bữa trưa và số tiền thù lao nhỏ. Tiêu chí quan trọng nhất rất đơn giản – đa số người tham dự phải có khả năng quyết định mua sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn chào mời.

2. Cung cấp thông tin hữu ích.

Để tạo nên được một buổi thuyết trình thành công, hãy sửa nội dung để bao gồm những thông tin sâu sắc và đặc biệt sao cho thính giả của bạn sẽ thấy chúng thật sự hữu ích. Khi bạn đưa ra những thông tin rõ ràng và thú vị, bạn sẽ được đánh giá là một chuyên gia và hữu ích đối với họ. Hãy chống lại ý muốn dùng các thuật ngữ khó hiểu hay cung cấp quá nhiều thông tin mang tính kỹ thuật. Hãy giữ cho bài nói chuyện của bạn ở mức độ kiến thức vừa phải – đừng bao giờ nói chuyện dưới tầm hoặc trên tầm thính giả của bạn.

3. Theo một cấu trúc lôgíc.

Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ mang lại thành công cho bài thuyết trình của bạn. Trước tiên, hãy phác ra bài nói chuyện của bạn bằng cách gạch đầu dòng những nội dung quan trọng. Sau đó bổ sung thông tin cho từng nội dung một. Hãy kết cấu buổi seminar của bạn sao cho nó theo một trình từ lôgíc khi đi từ chủ đề này sang chủ đề khác, hãy làm sao để có mở đầu, phần giữa và kết thúc thật rõ ràng. Hãy giữ cho cấu trúc bài nói chuyện thật đơn giản và sáng sủa. Bạn có thể viết ra giấy toàn bộ bài nói chuyện của mình. Nhưng tốt nhất là nên thuyết trình mà không nhìn vào giấy. Rất cần phải có các lưu ý, các gạch đầu dòng để giữ mạch nói cho đúng và không bị lạc đề.

4. Chuẩn bị cho quan hệ tương tác với thính giả.

Khi chuẩn bị cho buổi seminar, hãy ghi ra những điểm có thể được thính giả hỏi lại. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy sợ khi phải dừng lại giữa chừng để nhận câu hỏi từ thính giả. Các câu hỏi giúp bạn biết các thính giả có thực sự tham gia vào bài nói cuả bạn hay không. Và việc thính giả tham gia như vậy cho biết buổi seminar của bạn đang diễn biến tốt!

5. Đánh bóng phong cách cá nhân của bạn.

Một mẹo giúp những người thuyết trình, dù thiếu kinh nghiệm hay đã lão luyện, thành công là dựng một đầu thu video và ghi lại buổi luyện tập của mình. Bạn có thể nhận ra rất nhiều các hành vi gây xao nhãng và từ bỏ chúng bằng cách luyện tập lại. Những cử động cơ thể tự nhiên và sôi nổi là tốt nhất. Nếu bạn thấy mình đang đứng cứng nhắc với hai tay khoanh lại khi thuyết trình, thì hãy luyện tập để có những cử chỉ tự nhiên. Việc tới gần thính giả sẽ giúp bạn dễ dàng giao tiếp bằng mắt với mọi người trong phòng. Điều này giúp thiết lập mối liên hệ, sau này có thể là nền tảng cho mối quan hệ giữa bạn và họ trong tương lai.

6. Phân phát tài liệu thuyết trình mang tính chuyên nghiệp cao.

Ít nhất hãy luôn phát một tờ ghi các thông tin đáng nhớ, chẳng hạn như một tờ ghi ý chính bài thuyết trình của bạn. ở cuối tài liệu, hãy thêm một khổ ghi thông tin về doanh nghiệp của bạn, tiếp đó và địa chỉ liên hệ và biểu trưng công ty. Trong một số trường hợp, bạn có thể quảng cáo buổi hội thảo của mình. Bạn có thể mời các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của bạn tới dự. Và đừng bỏ qua cơ hội mời báo chí truyền thanh địa phương nếu thông tin bạn nói đáng giá hoặc được trình bày theo phong cách đặc biệt. Qua thời gian, bạn sẽ thấy dùng các buổi hội thảo như một công cụ của công tác quan hệ công chúng giúp bạn mở cửa để tăng doanh thu và xây dựng hình ảnh của bạn và công ty như một chuyên gia trong lĩnh vực của mình.

theo BWP

Cách kết thúc bài diễn văn một cách ấn tượng

Phấn kết thúc của một bài nói rất quan trọng. Bạn luôn mong muốn thính giả đứng dậy cùng sự đồng tình và ghi nhớ những điều bạn đã nói. Đừng chỉ nói : “Xem nào, tôi, ừm…đã xong”. Nói cách khác, hãy đừng kết thúc quá đơn điệu.

Giải pháp: nếu nội dung bài trình bày của bạn dài dòng và phức tạp, hãy tóm tắt trước khi kết thúc bài diễn văn.

Thông thường, sau khi nghe bạn thuyết trình, thính giả sẽ đặt câu hỏi: “Thế thì sao nhỉ?”, nghĩa là họ vẫn chưa hiểu được mục đích cưối cùng bài diễn văn của bạn mưốn nói gì.
Một vị giáo sư mà tôi quen biết kể rẳng, ông ta thường thấy sinh viên của mình rời giảng đường và nói với nhau: “Thế thì sao nhỉ?”, đặc biệt ở những bài giảng mang tính lí thuyết. Nhưng sự thật là, ngay cả khi bạn đã đưa thính giả đến câu hỏi “Thế thì sao?”, họ thường vẫn không quan tâm. Do vậy, bạn cần tạo sự hứng thú cho khán giả.

Bạn muốn thính giả cảm nhận gì khi kết thúc bài nói?

Bạn nên báo hiệu sự kết thúc bài nói như thế nào? Nói “Tóm lại…” hay hơn là chỉ nói “CuốI cùng…”. Bằng cách nào đó, hãy cho mọi người biết chắc chắn bạn sắp kết thúc, và rồi bạn hãy nói lời kết. Tôi từng nghe một vị hiệu trưởng đạI học nói, ông ta đưa mọI ngườI lên cao trào, hạ xuống, rồI lạI lên, lên nữa, và lạI lên nữa. Điều này thường diễn ra trước bữa trưa và lấn vào giờ ăn. Bạn có thể tưởng tượng được thính giả đã hứng thú lắng nghe như thế nào.

Các cách kết luận

Đưa ra thách đố hay lờI kêu gọi cho thính giả.
Tóm tắt những ý chính.
Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.
Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ.

Thách thức hay kêu gọi

Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe. Dưới đây là một bước trong quá trình Thuyết phục.

“Cha mẹ dành dụm tiền để bạn có được học vấn. Còn các bạn là người kiểm soát số tiền đó một cách hiệu quả. Nếu các bạn muốn có chỗ đỗ xe tốt hơn ở trường đại học, các bạn phải cùng lên tiếng. Các bạn phải cho ban điều hành biết nếu họ không làm gì cho bãi đỗ xe thì các bạn sẽ làm. Đó là quyền lợi của tất cảc các bạn. Vì vậy, trước khi rời khỏi đây, hãy cùng kí vào đơn thỉnh cầu.”

Tóm tắt các ý chính

Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể. “Tóm lại, hãy nhớ rằng có năm cách chính để cải thiện điểm số của bạn. Đầu tiên, hãy đến lớp. Thứ nhì, ghi chép có hiệu quả. Thứ ba, hãy xem lại mỗi ngày. Thứ tư, lên kế hoạch cho thời gian cuả bạn. Và cuốI cùng, hãy ngủ thật đầy đủ trước một kì thi.” Cũng như phần mở đầu, những kết luận trích dẫn giúp mọi ngườI tiếp thu nhanh hơn.

Sử dụng các minh hoạ tiêu biểu

Hãy tham khảo phần nói về minh hoạ ở trên. Phần minh hoạ kết thúc phảI tổng quát và có tính kết thúc. Bạn có thể đưa vào một câu chuyện tiếu lâm.

Bổ sung sự thuyết phục

Hãy đưa thêm vài lí do để mọI ngườI chấp nhận hoặc thực hiện điều bạn đề nghị.
Đưa ra những ý định hoặc chủ kiến của bản thân.
Trong một bài nói thuyết phục mọI ngườI sử dụng vaccine ngừa viêm gan. Bạn có thể đưa ra đề nghị vớI thính giả rằng bạn sẽ đến trạm y tế học đường ngay sau buổI học, và mờI mọI ngườI cùng đến. Cách này sẽ chưa hiệu quả, một khi bạn chưa thật sự đưa ra một ý định, một sự hi sinh,v.v…

Chúc các bạn thành công!

Chuẩn bị cho 15 phút thuyết trình: dễ hay khó?

Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông **o khách hàng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa.

Thuyết trình – trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng nào cho công việc này? Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn – người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy… Vậy bạn sẽ làm thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó?

15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng: Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả: Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục: Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng: Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung…”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.

5. Điều chỉnh giọng nói: Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.

6. Minh họa: Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.

7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình: Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào… Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint: Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!

9. Luyện tập trước: Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.

10. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả? Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.

11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi: Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng…”

12. Biết từ chối khéo léo: Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào…”

13. “Đợi hồi sau sẽ rõ”: Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa…”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.

14. Ngôn ngữ hình thể: Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.

Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!

5 cách “mài sắc” kỹ năng truyền đạt thông tin cho lãnh đạo

Truyền đạt thông tin là sự gắn kết các nhân viên trong cùng một tổ chức. Điều đó có nghĩa là chúng ta phải trao đổi ý tưởng, học từ người khác và có lẽ quan trọng nhất đó là tương tác với nhau.

“Kỹ năng giao tiếp và tương tác nằm trong danh sách đầu tiên các kỹ năng của người quản lý.” Theo Harris Interactive/Wall Street Journal business, 9/2007.

Vì thế, tại sao chúng ta lại lờ đi tầm quan trọng của giao tiếp cho tới khi chúng trở thành một vấn đề đáng quan tâm? Một lý do giải thích điều này có thể là bởi vì chúng ta không dành thời gian để định giá xem chúng có ý nghĩa như thế nào.

Trong bài phỏng vấn với Richard Anderson (New York Times), CEO của Delta Airlines, ông đã định nghĩa về cách giao tiếp hiệu quả:

Biết được nguyên tắc cơ bản. “Mọi người thực sự có thể kiểm soát được từ mà mình viết hoặc nói ra.” Anderson nói. Bạn hoàn toàn có thể thể hiện thông điệp đó bằng lời, cũng như trên giấy, trên email tốt. Thất bại trong cách truyền đạt khiến mọi người không chắc chắn về cái mà họ mong đợi.

Nghĩ kỹ về điều mà bạn sẽ nói. Anderson không phải là một fan của PowerPoint. Chỉ gạch chân những điểm chính mà không có “mục tiêu, một động từ và một chủ đề” thì không thể chỉ ra được những “suy nghĩ trọn vẹn.”. Với quan điểm của Anderson, bản thân PowerPoint không phải là vấn đề lớn. Quá nhiều nhà quản lý sử dụng nó để thể hiện suy nghĩ của mình thay vì triển khai nó bằng lời.

Chuẩn bị cho các cuộc họp. Những dữ liệu cho cuộc họp nên được phân bổ theo cách rõ ràng và chắc chắn. Anderson cũng muốn chuẩn bị để cuộc họp “bắt đầu và kết thúc đúng giờ”. Đó là tất cả của tiến trình chuẩn bị. Tuy nhiên, rất nhiều cuộc họp thường bị “cháy giờ” trước khi họ bắt đầu vào nội dung chính bởi các nhà quản lý và nhân viên không dành thời gian để nghĩ về cái mà họ sẽ nói trước khi thuyết trình.

Khuyến khích thảo luân. “Tôi muốn có một cuộc tranh luận.” Anderson nói. “Tôi muốn nghe những ý kiến của mọi người vì thế tôi cố gắng đặt ra nhiều câu hỏi thay vì bản thân đưa ra lời bình luận.” Thường thì do sức ép của thời gian hoặc có lẽ một cảm nhận nâng cao tầm quan trọng, các nhà quản lý không thể khiến thông điệp rõ ràng. Chính vì thế, nếu để nhóm thảo luận. Các ý tưởng sẽ toát ra.

Lắng nghe người khác. Thảo luận sẽ trở nên vô nghĩa nếu không ai lắng nghe. Anderson không muốn nhìn người quản lý của mình liên tục kiểm tra điện thoại BlackBerrys trong suốt cuộc họp. “Làm như vậy thể hiện sự thiếu tập trung và không tôn trọng người đang nói. Tệ hơn là ai đó lấy báo ra đọc.” Anderson nói. Mặc dù chúng ta có kỹ năng nói và viết nhưng chúng ta không biết lắng nghe thì cách giải quyết vấn đề sẽ chẳng bao giờ có kết quả trọn vẹn.

Theo Nguoi Lanh Dao

Dẹp bỏ nỗi sợ nói chuyện trước đám đông.

Bạn vẫn thường bị nỗi sợ hãi choán hết tâm trí nếu phải nói chuyện trước đám đông hoặc cảm thấy khá căng thẳng khi làm một việc đơn giản như tự giới thiệu mình trong buổi họp mặt? Rõ ràng, nỗi sợ này khiến bạn luôn tránh né tất cả các công việc đòi hỏi phải nói chuyện trước nhiều người, dù đó là việc có lợi cho sự nghiệp, có lợi cho sự thăng tiến và thành công của bạn.

Việc đầu tiên bạn cần phải làm đó là: “dẹp bỏ nỗi sợ nói chuyện trước đám đông”.

Vì thế, nếu muốn rèn luyện được kỹ năng thuyết phục và thương lượng với các khách hàng, muốn có thể thuyết trình hoặc phát biểu, báo cáo trước hội nghị một cách thành công, việc đầu tiên bạn cần phải làm đó là: “dẹp bỏ nỗi sợ nói chuyện trước đám đông”.

Phương pháp giúp bạn dẹp bỏ nỗi sợ này là: Hãy tự đặt mình vào tình huống khi cần phải nói chuyện trước đám đông bằng cách “hình dung tưởng tượng”. Bước đầu, bạn nên giả định đó là một nhóm nhỏ vài người, sau đó bạn sẽ thực hành với nhóm người đông hơn. Nên nhớ, đây là phương pháp dễ dàng thực hiên, bạn chỉ cần tập luyện trong tưởng tượng:

– Hãy tưởng tượng bạn đang muốn đạt được một buổi thuyết trình thật thành công. Hình dung toàn cảnh mình đang diễn thuyết say sưa, tiếng nói thanh thoát, rõ ràng, lòng đầy tự tin, thư thái. Phải thấy nó sinh động như thật và càng chi tiết càng tốt. Phải hình dung nó thật đầy đủ từ bước đầu tiên đến khi kết thúc.

– Hãy giả định bạn sẽ phải nói chuyện trong môi trường nào, ở lớp học ít người hay ở hội trường đông người? Bạn cần phải có tác phong, cử chỉ và mức độ phù hợp ra sao?

– Hãy hình dung tưởng tượng từ lời nói đầu tiên của ban. Hình dung về những người nghe, họ là ai và chờ đợi gì ở bạn. Độ tuổi, nghề nghiệp, chức vụ của họ là gì v.v… Hình dung họ nghe bạn nói ra sao cho đến khi kết thúc.

– Hãy tưởng tượng, giả định những vấp váp, khó khăn có thể bạn sẽ gặp phải và quan trọng nhất là hình dung cho được cách trả lời, cách ứng phó của bạn cho đến khi kết thúc buổi nói chuyện một cách thành công.

– Khi luyện tập, bạn nên quan sát và bắt chước các hành động, cử chỉ (có thể sử dụng thêm băng hình) để nắm được những cung cách, động tác của các diễn giả bậc thầy, rồi tiến hành bắt chước cho tới khi cảm thấy quen thuộc.

– Lợi dụng tất cả các cơ hội có được để luyện tập phát biểu trước mọi người, ví dụ như: Khi cần học bài, bạn có thể ôn tập lại bài học bằng cách hình dung tưởng tượng mình là “giáo viên” đang giảng bài trên lớp chẳng hạn. (Như vậy, bạn vừa học bài vừa luyện khả năng ăn nói).

Bạn nên tập cho mình có một giọng nói vừa đủ nghe, nói lưu loát, không quá nhanh và không quá chậm; cử chỉ hình thể vừa phải để thu hút được sự chú ý người nghe.

Tóm lại, não bộ của chúng ta là một cơ quan khá thú vị, nó không thể phân biệt sự khác nhau giữa những hoạt động thực sự và giả định. Giống như vậy, bạn cũng có thể hoàn thiện khả năng diễn thuyết của mình bằng cách hình dung tưởng tượng khán giả đang lắng nghe bạn nói. Sự luyện tập này là một quá trình tạo nên sự quan hệ giao tiếp một cách tự nhiên, cho dù là bạn tự nói trước gương một mình hay trước nhiều người cũng thế. Đây là kinh nghiệm của nhiều diễn giả nổi tiếng, họ từng là những người rụt rè, xấu hổ, thậm chí có tật nói lắp và ngọng nghịu, nhưng nhờ phương pháp luyện tập này nên họ đã dẹp bỏ được nỗi sợ nói chuyện trước đám đông, trở thành những bậc diễn thuyết lừng danh.

Sau cùng, bạn phải bước đi bước đầu tiên là thật sự nói chuyện trước nhiều người. Hãy bày tỏ sự nhiệt tình, lòng cảm thông, sự sẵn sàng biết lắng nghe, và như vậy, bạn sẽ dẹp bỏ được nỗi sợ, sẽ vững vàng nói chuyện trước đám đông một cách tự tin. Một khi bạn vượt qua được nỗi sợ, bạn sẽ dễ dàng phát huy trí sáng tạo để giải quyết vấn đề, bạn sẽ thấy kết quả đạt được rất mỹ mãn, cả trong công việc nơi công sở lẫn cuộc sống đời thường.

Nguồn hieuhoc

Cách làm bản thuyết trình bằng Powerpoint

Khởi động PowerPoint

Để bắt đầu quá trình khởi tạo một tài liệu thuyết trình (slideshow), cần bật ứng dụng này lên. Nhấn chuột vào Start menu rồi mở trình đơn Programs, tìm đến nhóm Microsoft Office để mở PowerPoint.

Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại cho lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slideshow theo ý muốn của người sử dụng.

– Nếu lựa chọn Template, sẽ cho một số mẫu nền sẵn có cho slideshow của bạn.

– Nếu Blank Presentation sẽ cho một slideshow với nền trắng để có thể tuỳ biến dễ dàng.

Nên dùng một Blank Page. Sau khi đã có một slideshow nền trắng trên màn hình, cần chọn màu cho nó bằng cách nhấn chuột phải vào đó và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects cho màu nền có độ sâu.

Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện cho phép chọn màu ưng ý. Chọn xong màu rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK.

Cần lưu ý sử dụng màu sắc cho slideshow rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm.

Màu và kích cỡ cho Font chữ

Chọn phông chữ nên là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times. Nên chọn màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam. Kích cỡ nên trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).

Tạo trang kế tiếp

Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M.

Để tạo màu nền mới: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp Apply cho một hoặc Apply to All cho tất cả các slideshow.

Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp Drawing, sau đó vẽ lên slideshow của mình nhằm tạo các hình theo sở thích. Biểu tượng Textbox để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng Free rotate tool, hoặc vào Draw/rotate/flip và chọn các kiểu xoay phù hợp. Tiếp theo bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn Format/font.

Bổ sung hiệu ứng đặc biệt

Nhắp vào biểu tượng Fill color, rồi chọn shaded để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng đưa vào là hình ảnh.

Chọn nút Shawdow on/off để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp mắt.

Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn muốn.

Bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, hay biểu tượng ngộ nghĩnh cho slideshow thêm bắt mắt . Những hình ảnh đó có thể tải miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com .

Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhắp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra.

Việc tạo hiệu ứng cho slideshow sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Tuy nhiên cần chú ý tới tính hợp lý cho từng mục đích của buổi thuyết trình. Đối với các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị nên sử dụng nhiều hiệu ứng mạnh gây ấn tượng. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường không dài, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.

Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)… Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung slideshow thì vào menu Slide Show/Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử.

Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show/Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.

Trình diễn sản phẩm

Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào View/slide show hoặc nhắp biểu tượng Slide show bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt.

Khi trình diễn, các đối tượng của slideshow hoặc từng slideshow sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi.

Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color” và chọn màu thích hợp.

Muốn kết thúc, chọn End Show.

Vũ Anh Tú

Nói trước đám đông: chuyện nhỏ!

Phát biểu trước đám đông hay khi bị phỏng vấn đôi khi không phải là chuyện dễ dàng. Mặt đỏ tía tai, người run lẩy bẩy, đổ mồ hôi hột… là những triệu chứng của căn bệnh “ngại tiếp xúc”.
Làm thế nào để vượt qua nỗi sợ hãi đó? Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn những kỹ năng cần thiết để bạn có thể khẳng định: Nói trước đám đông chỉ là chuyện nhỏ.

Không ai chờ đợi một bài phát biểu hoàn hảo từ bạn

Đừng bao giờ cố cất công đi tìm một bài phát biểu hoàn hảo vì thực chất không bao giờ có bài phát biểu nào hoàn hảo hết. Vả lại, cũng chẳng ai mong được nghe một bài phát biểu hoàn hảo. Mọi người chỉ quan tâm đến bạn phát biểu điều gì chứ không ai để tâm đến chuyện bạn làm thế nào với bài phát biểu đó cả.

Chính vì bạn cứ loay hoay muốn có một bài phát biểu hoàn hảo mà nhiều khi lại ngăn cản bạn nói với lối diễn đạt đơn giản và trực tiếp vào vấn đề. Điều đó lại càng khiến cho bạn cảm thấy rằng bài phát biểu của mình thất bại và bạn tin rằng người nghe nhận xét không tốt về mình. Sự căng thẳng sẽ làm bạn mất tự tin và hạn chế khả năng của bạn, dẫn đến các hiện tượng như đã thấy ( đỏ mặt, run rẩy…) đồng thời, lấy mất cơ hội để bạn đưa ra những ý tưởng hay.

Chú ý tới các nguyên nhân khiến cho bạn thiếu tự tin trước mặt mọi người

Những lo lắng, sợ hãi này từ đâu mà ra? Một nhà tâm lý học đã khẳng định rằng: Cội nguồn của sự sợ hãi này có rất nhiều, có thể do di truyền, giáo dục, văn hóa, cá tính của từng người… và sự kết hợp giữa chúng nhiều khi không biểu hiện rõ ràng.

Có như thế bạn mới thấy mình mạnh mẽ hơn, bình tĩnh và tự tin hơn khi phát biểu. Bạn có thể học cách xác định rõ ràng các tình huống bạn sẽ gặp phải, phân tích nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó và tìm cách xử lý
Đừng tự hỏi mình “Ta có nên nói thế hay không?”

Bạn phải hình thành trong đầu mạch dẫn của bài phát biểu, chính ý tưởng chủ đạo này sẽ cho bạn những đường đi mạch lạc, những điều bạn cần thông tin đến mọi người. Mạch dẫn sẽ giúp bạn tổ chức bài nói và định trước những câu hỏi mọi người có thể đặt ra cho bạn.

Hãy chú ý tới giọng nói, nhịp thở và tư thế của bạn

Bạn cần phối hợp các yếu tố đó thật nhịp nhàng, chúng sẽ giúp cho bạn phát biểu tự tin hơn. Giọng nói nên nhẹ nhàng vừa đủ nghe, không to quá cũng không nhỏ quá. Cơ thể cần được thả lỏng và đứng ở vị trí thuận lợi. Như vậy bạn sẽ lấy lại được bình tĩnh và tự tin vào bản thân. Có như vậy mới tập trung hoàn hảo vào bài phát biểu của mình mà đối thoại với mọi người.

Chuẩn bị trước nội dung và phong cách cho bài phát biểu
Bạn cần biết sử dụng các kỹ thuật nói, chúng cho phép sắp xếp các trình tự nội dung của bài nói “Bây giờ tôi sẽ đề Cập đến chương 2…” hoặc “bây giờ tôi xin chuyển qua vấn đề…” sẽ làm cho bài nói của bạn mạch lạc hơn.

Nắm lấy tất cả các cơ hội được phát biểu trước mọi người
Nắm vững được phát biểu cũng là một cách để tập luyện. Vì vậy, hãy tranh thủ các cơ hội như trong cuộc họp gia đình, trò chuyện với bạn bè… để tập cho mình cách phát biểu và làm quen với tình huống bất ngờ xảy ra khi mọi người chất vấn bạn.

Và bây giờ tại sao không thử phát biểu một bài trước những người bạn của bạn?

Theo mocthoigian